Blijkt uit de RI&E het risico van ongezonde werkdruk? Geeft het verdiepende onderzoek een beeld van de werkdruk- en werkplezierbronnen?
Kijk vanuit dit beeld naar de patronen achter de energievreters en -bronnen. Hoe is in de afgelopen tijd met deze zaken omgegaan?
5 strategieën: welke van de 5 strategieën is er per energiebron en energievreter tot op heden toegepast? Wat maakt dat het tot nu toe niet (voldoende) heeft gewerkt? En wat voor kansen liggen hier om het anders te doen?
- Energievreters aanpakken: Kan jij of de organisatie een energievreter voorkomen of verminderen (bijvoorbeeld taakonduidelijkheid). Doe er dan samen wat aan.
- Energievreters accepteren: sommige energievreters horen bij het werk of zijn niet te beïnvloeden. Bijvoorbeeld het soms hectische telefoonwerk of het moeten inspelen op incidenten. Incidenten zijn er immers altijd op een huisartsenpraktijk. Vraag is dan veel meer: hoe kan ik er mee omgaan dat ik ze kan accepteren? Zodat ze me minder energie kosten dan nodig? Hier is vaak veel te leren van collega’s. Hoe doen zij dit? Gebruik de wijsheid van de groep.
- Energiebronnen vergroten: Zijn er zaken in het werk die je energie geven? Zaken uitzoeken? Iets nieuws oppakken? Opruimen of een project leiden? Kijk dan hoe je meer van dit soort activiteiten kan doen. Sommige zaken zijn voor andere collega’s misschien wel juist een energievreter.
- Energiebronnen toevoegen: Als je kijkt naar de werkbronnen van je collega’s, zou jij die ook wel willen? Ga dan in gesprek of dat georganiseerd kan worden.
- Ontspannen binnen en buiten het werk. De boog kan niet de hele tijd gespannen staan. Hoe ontspan jij in het werk, en erna? Welke ruimte biedt de manier waarop de praktijk is georganiseerd dat dit ook mogelijk is?
Zijn er betrokkenen die eerder tegenwerken dan meewerken? Die een andere visie hebben en een andere koers willen varen? Spreek dan met elkaar door waarom de ander dit wil. Luister goed en begrijp de ander, voordat je verwacht dat de ander jou begrijpt. Ga eens na waar je het wél over eens bent, of ga met een klein groepje mensen samen in gesprek om tot goede afspraken te komen.
Minimumeisen plan van aanpak werkdrukbeheersing (verplicht):
Maak op basis van de gesprekken samen met de medewerkers een plan van aanpak. Verdeel de activiteiten in fases met een realistische tijdsplanning. Benoem per activiteit wie verantwoordelijk is. Bedenk samen voor de gesignaleerde oorzaken die je kunt veranderen voldoende doeltreffende maatregelen. Streef naar het verminderen van geconstateerde oorzaken van werkdruk, maar zeker ook naar het verhogen van de energiebronnen. Benoem welke partijen je in welke fase op welke manier gaat betrekken. Spreek af wanneer deze maatregelen uit te voeren en te evalueren.
Bedenk dus samen hoe energievreters te verminderen en werk ook aan het vergroten of vermeerderen van de energiebronnen. Geef ook aandacht aan het verbeteren van de manieren om tijdens en naast het werk te ontspannen en de batterij weer op te laden.
Oorzaken en oplossingen van 5 energievreters
Voor de volgende 5 mogelijke energievreters zijn al concrete oplossingen benoemd.
- onduidelijkheid in functie en/of takenpakket;
- onvoldoende afwisselend werk;
- geen gehoor voor medewerkers met klachten over ongezonde werkdruk;
- alleen werken in de nacht;
- te weinig mogelijkheden om balans tussen werk en privé te krijgen door de roosters
Voor elke oorzaak zijn oplossingen bedacht die gelden als minimumeis.
Oorzaak: onduidelijkheid in functie en/of takenpakket
Minimum eisen:
- Alle functies en het bijbehorende takenpakket moeten duidelijk zijn omschreven.
- Met alle medewerkers vindt periodiek communicatie plaats over hun functioneren.
Andere voordelen bij toepassing oplossing:
- Er ontstaat overzicht van wie waarvoor verantwoordelijk is. Duidelijkheid over taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden kan bijdragen aan het verlagen van de ervaren werkdruk.
- Iedereen (werkgever en medewerker) kan worden aangesproken op het al dan niet uitvoeren van de taken.
Gebruik de functieomschrijvingen uit de Handleiding Functiewaardering Huisartsen, behorend bij de CAO Huisartsenzorg die te vinden is op de website van de SSFH.
Oorzaak: onvoldoende afwisselend werk
Minimum eisen:
Afwisseling in werkzaamheden is voor veel medewerkers een energiebron die zorgt dat mensen minder last van ongezonde werkdruk hebben.
Het in overleg met de medewerker afwisselen van werkzaamheden is voor veel medewerkers een energiebron (afwisseling). Dit geldt in hoge mate voor beeldschermwerk. Assistenten in een huisartsenpraktijk of huisartsenpost verrichten veel verschillende taken, zoals bijv.:
- het telefonisch afhandelen van vragen van patiënten;
- het te woord staan van patiënten aan de balie;
- het maken van afspraken;
- het verwerken van de receptenlijn;
- het uitvoeren van medische taken in het laboratorium en de behandelkamer;
- uitvoeren van administratie;
- verwerken van e-mail;
- gereedmaken spreekkamers;
- voorraadbeheer.
Veel van deze werkzaamheden worden aan het beeldscherm gedaan, maar er is ook niet-beeldschermwerk. Vaak is er al van nature afwisseling van taken. Als dat niet het geval is, dan is het van belang bewust het beeldscherm-gebonden werk met enige regelmaat te onderbreken. Het liefst met ander werk, maar ook een korte pauze kan bijdragen om het risico op klachten van overbelasting of sleur te verminderen.
Na maximaal 2 uur beeldschermwerk moet het werk worden afgewisseld met andersoortig werk of een pauze.
Andere voordelen bij toepassing oplossing:
Taakafwisseling leidt tot behoud van ervaring en vaardigheden bij medewerkers en het afwisselende takenpakket maakt het werk vaak interessanter (energiebron).
Tips:
Het meest effectief is afwisseling binnen een werkdag. En niet per dag, week of maand.
Randvoorwaarden:
Houd bij het maken van het rooster rekening met de mogelijkheden om werkzaamheden af te wisselen.
Oorzaak: Geen gehoor voor medewerkers met klachten over ongezonde werkdruk
Medewerkers kunnen soms niet zelf een manier vinden om de oorzaken van ongezonde werkdruk aan te pakken en vinden geen gehoor bij hulpvragen of durven die niet te stellen.
Een goede dialoog over ongezonde werkdruk en werkplezier is de basis voor een goede oplossing. Wederzijds begrip en dieper inzicht zijn het fundament van draagvlak voor oplossingen die duurzaam gaan helpen de balans te herstellen. Medewerkers met werkdrukproblemen moeten deze laagdrempelig kunnen aankaarten zodat zij hier mee geholpen worden. Primair aanspreekpunt is de leidinggevende (die ook een belangrijke rol heeft in vroege signalering van ongezonde werkdruk). Daarnaast kunnen de naaste collega’s meedenken, steun bieden en raad geven.
De preventiemedewerker van de werkgever kan ook voor een individuele medewerker een klankbord en raadgever zijn. De werkgever maakt daarom bekend wie de preventiemedewerker is.
Maar soms is het wenselijk de ervaren werkdruk en de werkstress die dit veroorzaakt in vertrouwen te kunnen bespreken met een onafhankelijk persoon. Hiervoor biedt de bedrijfsarts een mogelijkheid via het open arbeidsomstandigheden spreekuur, ook wel het open preventieve spreekuur genoemd.
Sinds 1 juni 2017 is wettelijk geregeld dat werknemers direct toegang tot een open arbeidsomstandighedenspreekuur bij een bedrijfsarts krijgen, zonder dat aan werkgever bekend wordt gemaakt wie zo’n advies heeft gevraagd. De werkgever wijst de werknemers proactief tijdens voorlichting en instructie op de directe toegang tot het arbeidsomstandighedenspreekuur.
Vertrouwenspersoon
Hoewel de vertrouwenspersoon in het beoordelen of adviseren ten aanzien van de werkdruk geen wettelijke taak of rol heeft, benoemen we deze functionaris wel.
Als medewerkers zich bij het bespreken van werkdrukproblemen geïntimideerd, gepest of gediscrimineerd voelen, dan kan een vertrouwenspersoon een luisterend oor bieden en advies geven.
Iedere werkgever benoemt een vertrouwenspersoon en maakt deze functionaris actief bekend bij het personeel. Een vertrouwenspersoon is een in- of externe onafhankelijke functionaris voor medewerkers die discriminatie, agressie, intimidatie of seksueel grensoverschrijdend gedrag ervaren. De vertrouwenspersoon heeft zwijgplicht en lost zelf geen problemen op, maar helpt de medewerker een oplossing te vinden.
Op organisatieniveau kan de vertrouwenspersoon risico’s op de agenda zetten.
Vertrouwenspersonen kunnen in dienst zijn van een organisatie, vaak als deel van hun functie (interne vertrouwenspersoon) of extern worden ingehuurd als zzp-er of vanuit bijvoorbeeld uw arbodienst. Binnen de sector kunnen werknemers een beroep doen op de onafhankelijke vertrouwenspersoon die via SSFH beschikbaar is gesteld.
Oorzaak: alleen werken in de nacht
Medewerkers werken alleen in de nacht en ervaren dat als bron voor ongezonde werkdruk of missen de energiebron van het hebben van aanspraak en steun van collega’s.
Huidige Arbo catalogus: minimum eisen:
(cao art 10.1 lid c) Het is vanaf 1 maart 2019 niet toegestaan dat een werknemer in de nacht geheel alleen op een locatie werkzaam is, zonder andere mensen van de eigen organisatie of van organisaties waarmee wordt samengewerkt werkzaam in de directe nabijheid.
Oorzaak: te weinig mogelijkheden om balans tussen werk en privé te krijgen door de roosters
Minimum eisen:
Oplossing: verplicht uit de cao 2020: Uitgangspunten en criteria bij individuele werktijden en roostering:
- individuele werktijden worden gebaseerd op de arbeidsduur van de werknemer en vastgesteld in overleg tussen de werknemer en de werkgever;
- bij individuele afspraken over werktijden en roosters wordt rekening gehouden met een goede balans tussen individuele, team- en organisatiebelangen;
- de normen uit de Arbeidstijdenwet zijn leidend voor het overleg over de arbeids- en rusttijden, rekening houdend met hetgeen met de Ondernemingsraad of Personeelsvertegenwoordiging wordt overeengekomen;
- Individuele werktijden worden in overleg tussen werkgever en werknemer overeengekomen, nadat in het team de werktijden en de gewenste bezetting aan de orde zijn geweest;
- de werktijden worden vastgesteld in roosters voor een periode van minimaal een kwartaal en maximaal een jaar.
- medewerkers van 62 jaar en ouder kunnen niet verplicht worden tot nachtdienst.
- voor zwangere medewerkers gelden aangepaste (regelmatige) werktijden, zie hiervoor de oplossing Zwangerschap en werktijd.
Tot zover de 5 ‘voorgeschreven’ oplossingen voor het plan van aanpak. Voor alle andere oorzaken van energievreters en gebrek aan energiebronnen is er sprake van maatwerk en bedenkt u samen met betrokken medewerkers passende oplossingen. In het kader leest u de kwaliteitseisen die de Arbeidsinspectie zal hanteren in het beoordelen van de oplossingen.
Kwaliteitseisen van de Arbeidsinspectie (voorheende inspectie SZW ) bij het beoordelen van de maatregelen in uw plan van aanpak:
- is de arbeid hygiënische strategie gevolgd? Pak oorzaken van werkdruk als dat kan éerst bij de bron aan, als dat niet kan, kijk je of met voorzieningen het risico en de impact kunt verkleinen en pas als laatste het risico beheerst met beschermingsmiddelen of training van de medewerker. Dus pak met name de bron van de werkdruk aan waar mogelijk;
- bij breed ervaren energievreters gaat een collectieve aanpak boven individueel;
- bij individuele werkdruk oorzaken/beleving kies je een individuele aanpak;
- maatregelen moeten nauw aansluiten bij de geconstateerde werkdrukbronnen en/of de gebrekkige energiebronnen;
- kies maatregelen om de sociale steun te vergroten onderling en van leidinggeven naar de medewerkers als dit wordt genoemd als een oorzaak;
- kies maatregelen om de autonomie in een functie te vergroten als dit genoemd wordt als knelpunt;
- streef naar het vergroten van energiebronnen.
Het vergroten van autonomie en sociale steun zijn bewezen effectief tegen werkdruk en verminderen de kans op een burn-out. Daarom worden deze energiebronnen specifiek genoemd.
Verder kan de inspecteur de volgende onderwerpen met de werkgever bespreken:
- Commitment van de werkgever is essentieel voor een succesvol werkdrukbeleid.
- De medewerkers, binnen teams met hoge werkdruk, moeten nauw worden betrokken bij het zoeken naar oplossingen en het kiezen van de maatregelen. De werkgever is altijd verplicht de maatregelen met de betrokken werknemers en de OR of personeels- vertegenwoordiging te bespreken.
- Naast maatregelen, waarvan de effecten pas na langere tijd zichtbaar worden, moet de werkgever ook maatregelen nemen die al op korte termijn tot verbetering leiden. Uit onderzoek blijkt dat bovengenoemde drie punten, waarop inspecteurs niet actief kunnen handhaven, wel heel belangrijk zijn om maatregelen effectief te laten zijn.
Heeft u een actuele, deugdelijke Risico Inventarisatie en Evaluatie waarin ook de werkdrukrisico’s zijn geïnventariseerd? Is de OR of een werknemersvertegenwoordiging betrokken? Zijn er naast de RI&E andere signalen van ongezonde werkdruk? Zoals verloop of ziekteverzuim? Hebben de leidinggevende en de collega’s oog voor de signalen van ongezonde werkdruk of ontbreken van werkplezier? In bijlage 1 (signalenlijst) kan je een lijst met signalen vinden.
Voer het plan van aanpak uit en maak aan de voorkant afspraken hoe dit wordt bewaakt: wie houdt in de gaten of de maatregelen uit het plan van aanpak volgens planning worden uitgevoerd? Is alles op de juiste manier en tijdig voor elkaar en wordt dit ook in stand gehouden? Complimenten: U heeft een Goede Praktijk in de beheersing van werkdruk en het bevorderen van het werkplezier. Zijn sommige zaken nog niet gelukt? Bespreek waarom niet, kijk wat er nodig is om dit te herstellen en plan deze opnieuw. En cruciaal: vieren wat er wel gelukt is!
